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谈中职学校档案管理工作存在的问题及对策

发布时间:2019-07-03  点击量:

作者:栗华
  【摘要】绝大多数的档案信息都对社会部门、机构的正常运转具有非常重要的指导作用。因此,进一步加强中职学校档案资源管理,对于中职学校的稳定、健康、科学发展具有非常重要的意义。以加强中职学校档案资源管理工作的重要性和我国传统纸质档案资源管理工作的不足之处为探究起点,具体分析并阐述中职学校档案资源管理对策,自上而下、由内而外地分析如何加强中职学校档案资源管理工作,具体如下。
  【关键词】中职学校档案管理工作问题对策中职学校档案管理工作对中职学校的正常运营具有非常重要的作用,而随着互联网技术和大数据技术的普及,传统的纸质档案也逐渐向数字档案转换,而通过复杂的编码和众多的增删、改查功能,数字档案以其本身具备的操作方便、节省保存空间以及可以实现共享等多方面的特点在中职学校中的使用越来越广泛。现阶段,中职学校档案管理方式为“纸质+电子文档”,这其中也不免会出现诸多使用性和适应性问题。
  一、加强中职学校档案资源管理工作的重要性
  (一)提高工作效率和工作质量
  中职学校档案记录着学校资金、人员、物资的使用情况,以及其他一些非常重要的私密信息,只有保管好它们,才能够很大程度上保证整体工作的正常运转,高效、科学的中职学校档案资源管理工作还能大幅度提升整体工作的效率和质量。
  (二)提高信息管理质量
  随着我国的信息安全工作逐步完善,提升中职学校档案信息管理质量也势在必行,加强档案资源管理,就能发挥这些档案信息的现实价值,因此,进一步加强中职学校档案资源管理工作是非常重要的。
  (三)提升的整体管理水平
  提升档案管理水平是推动工作水平不断提升的重要力量,如今,我国各中职学校等都相继成立较大型的档案资源管理信息部门,足可见加强中职学校档案资源管理工作对于提升管理水平的重要性。
  二、中职学校档案资源管理工作的问题
  (一)档案资源管理纸质化的不足
  第一,纸质化的档案材料易遭水泡、虫噬、霉变,对纸质化档案资源管理的成本较高;第二,纸质档案外形笨重,不方便携带,无形中增加了借调和归档工作量;第三,价格昂贵,增加了档案资源管理成本;第四,纸质材料数量庞大,所以学校不得为其提供非常大的保存空间,这在无形中造成空间资源浪费。
  (二)档案资源管理过程不合理,资料安全性难以保障
  传统的档案资源管理过程并不是非常细致,档案在收集、整理、立卷和归档的时候容易出现信息错误或数据偏差,在借调过程中还容易出现资料丢失、外泄的情况。
  (三)档案分类不合理,资料查找存在困难
  每一类档案资料都可以按不同标准分为不同的类,但是当分类标准非常多的时候,多个标准下的档案信息容易出现交叉重叠的情况,这就给档案管理带来诸多不便,同时,由于档案资源管理不集中,各部门档案信息也存在交叉错乱的情况。
  三、关于中职学校档案资源管理的若干建议
  (一)制定更加科学、高效的中职学校档案资源管理制度
  有效且完善的中职学校档案资源管理制度,可以对中职学校档案资源管理工作起到统筹和监管的作用,为促进中职学校的发展提供一定的便利。因此,校领导要经常组织校内档案管理人员开展座谈会,以“找出问题,解决问题,制定档案管理制度,制定档案管理应急预案”为主要内容,进一步强化学校档案资源管理制度。
  (二)在中职学校档案资源管理工作方面应该加强相关性投入
  将中职学校档案运用到的中职学校档案资源管理工作中需要投入一定的资金、技术和人员,这也决定着一个中职学校中职学校档案资源管理工作建设的信息化水平。所以,校领导在这方面一定不能太过小气,在发现好的技术、软硬件时要积极深入的对其进行调研,一旦确定就要适时引入,同时,在招聘档案管理人员方面也要广开言路,拓宽招聘渠道,善于发现人才,多选用专业化人才。
  (三)全面升级和优化中职学校档案资源管理过程
  中职学校档案资源管理工作包括收集、整理、立卷和归档四部分。第一,收集工作是档案工作的起点,在此工作中,工作人员要十分注重档案的完整性、科学性和准确性,确保收集到的资料具有较大的参考价值;第二,整理工作包括为档案编号、根据入档要求整理移交案卷、整理零散文件等,在此工作中,工作人员要做到认真仔细,避免出现信息错乱或交叉的情况;第三,立卷工作即将整理后的资料进行规整和编排,在此工作中,工作人员要分门别类做好档案的归类工作;第四,歸档工作即按照一定的归档顺序,将档案入库进行保存,在此工作中,工作人员一定要做到耐心细致,防止档案损坏甚至遗失。
  (四)采用现代化科技手段管理档案信息
  形成“电子+纸质”的新型档案资源管理载体形式:中职学校档案资源管理和纸质档案资源管理其实各有利弊,当今世界科技虽说发展迅速,但想以中职学校档案全面替代纸质档案还存在诸多问题,为进一步提升中职学校档案资源管理工作水平,可以采用“电子+纸质”的新型档案资源管理载体形式,既节约管理成本,又提升管理效率。
  (五)注意档案信息的保密工作
  首先,要定期核对档案数量,采取“有多少检查多少,有多细检查多细”的工作方式,同时加大巡查和检查力度;其次,制定严格的档案借调规范,防止资料外泄,通常来说,的重要资料只允许内部人员调用,而且该人员不仅需要有对应的借调凭据,还要有对应的借调权限。
  (六)加大档案资源管理人才培养力度
  高素质的档案资源管理人才对提升档案资源管理水平非常重要,因此,应发挥自身优势,广泛调动社会资源以拓展人才招聘渠道,同时加强档案资源管理人才培训工作,以人才的力量推动中职学校档案资源管理工作水平的快速提升。
  (七)始终坚持以人为本的科学工作理念
  以人为本的管理理念即重视人在中职学校档案资源管理工作中的主体作用,通过对档案资源管理人员的合理调配,从而形成“各司其职,协同合作,大家管理,共同维护”的档案管理工作新格局,同时要做好人员的职位调配工作,最大程度的提升人力资源利用率。总地来说,科学的中职学校档案资源管理工作理念将有利于进一步优化中职学校档案管理工作结构。
  (八)以“精细化、系统化、全面性”为基本的工作思路
  精细化即做到档案信息准确、数据精确、条分缕析;系统化即做到档案信息分门别类,不交叉、不重叠;全面性是指档案信息要全面,根据档案信息能快速找到资料。以上三点是中职学校档案资源管理工作的基本思路,需要工作人员牢记在心并时刻注意。
  三、结束语
  综上可知,我国的传统中职学校档案资源管理工作无论从管理理念、管理过程、管理模式和管理人才上都存在明显不足,要解决这些问题,就必须从全局出发,进行制度、资金、人员、管理过程、管理细节改革,同时还要注重档案资源管理的信息化建设工作,上述建议只是笔者的浅见,希望能为中职学校档案管理工作质量的进一步提升提供帮助。
  参考文献:
  [1]丁戈才.中职学校学生档案管理工作存在的问题及对策[J].考试周刊,2011,(46) :58.
  [2]甘露.中职学校档案管理工作存在的问题及对策[J].读写算,2014,(51).
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  [4]黄开杰.中职学校档案管理工作存在的问题及对策[J].办公室业务,2013,(13) :97.
  [5]徐少罡.试论中职学校档案管理工作中存在的问题及对策[J].教育教学论坛,2013,(22) :280.
  [6]丁戈才.中职学校学生档案管理工作存在的问题及对策[J].考试周刊,2011,(46) :58.


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